IA et procès-verbal : comment mesurer le gain

À Bihorel, en Seine-Maritime, un procès-verbal de conseil municipal mobilisait 16 à 20 heures de travail. Avec Ma Synthèse, le service informatique de la commune a mesuré un temps de production divisé par trois. Comment vérifier un tel gain chez soi ? Son responsable compare simplement avant et après. Voici comment refaire cette comparaison, et les questions à poser en chemin.

Partir d’une séance publique

Un procès-verbal de conseil municipal suit un format très codifié : l’appel, les points de l’ordre du jour, les rappels budgétaires, les signatures. Avant l’outil, entre la retranscription et la rédaction, il fallait compter 16 à 20 heures par procès-verbal. Le problème n’était pas seulement le volume horaire : c’était aussi le délai entre la séance et le document diffusé.

Des logiciels de retranscription étaient déjà en place, avec des résultats jugés insuffisants. D’autres outils en ligne ont été essayés : l’un produisait une retranscription approximative, un autre limitait la durée d’audio. Pour les comparer, l’équipe disposait d’un bon terrain d’essai : les séances du conseil, publiques et déjà filmées, sans enjeu de confidentialité.

Une séance publique reste soumise aux règles sur les données personnelles. Les voix et les propos des élus, des agents et du public en font partie, et la mairie doit savoir à qui l’enregistrement est confié.

Mesurer avant, mesurer après

Le principe tient en une comparaison : le temps passé sur un procès-verbal avant l’outil, puis après. Sébastien Dambry, responsable informatique de la commune, le résume ainsi :

« Je ne mets pas de l’IA pour de l’IA, pour faire joli. Ce que je veux, c’est démontrer le gain sur les solutions qu’on met en place. Là, clairement, c’est facile : on prend le compte rendu du conseil municipal, on regarde le temps qu’on mettait avant, ce qu’on met maintenant, on voit le delta. »

À Bihorel, le service informatique a mesuré un temps de production du procès-verbal divisé par trois. Pour faire la même comparaison chez vous, notez sur plusieurs séances le temps de retranscription et de rédaction avant l’outil, puis le temps de relecture et de mise en forme après. Notez aussi le délai entre la séance et le document prêt à signer.

Ce que l’outil fait, ce que la mairie garde

Deux points ont fait la différence. D’abord la qualité de la transcription, en particulier sur le vocabulaire technique d’une collectivité. Ensuite la séparation des intervenants : chaque prise de parole est attribuée à un intervenant, que l’on nomme à la relecture. Quand les élus se succèdent au micro, c’est ce qui rend le texte utilisable.

Le modèle de procès-verbal a été adapté en quelques échanges téléphoniques, avec très peu de modifications. Depuis juillet 2022, le compte rendu affiché après la séance n’existe plus : c’est le procès-verbal, arrêté à la séance suivante, qui retrace les débats.

Pourquoi le gain ne va-t-il pas plus loin ? Parce que le document passe encore par une mise en forme et un visa, propres au fonctionnement d’une collectivité. L’outil prend en charge la retranscription et le premier jet ; la mairie garde la relecture et la validation, qui relèvent de sa responsabilité.

Poser la question des données par écrit

Un service informatique a une question à poser avant tout essai : à qui confie-t-on l’enregistrement ? Elle vaut pour une séance publique comme pour une réunion interne, et elle appelle des réponses précises : qui traite le son, où il est stocké, combien de temps, et qui peut le supprimer.

Chez Ma Synthèse, le son part par une connexion chiffrée. Pour être traité, il est confié à Mistral AI, qui transcrit et rédige, et à pyannoteAI, qui sépare les intervenants ; ces services peuvent en garder une copie selon leurs propres règles de conservation. Les enregistrements, les transcriptions et les comptes rendus sont stockés chez Scaleway, à Paris, jusqu’à 5 ans. Dans l’application de bureau, cette sauvegarde est activée par défaut et se désactive dans les Paramètres. Les fichiers conservés chez Scaleway sont effaçables sur demande.

Étendre à d’autres réunions, prudemment

Le conseil municipal était le point d’entrée : le cas le plus visible et le plus simple à mesurer. L’usage s’étend depuis à des réunions internes. Plus une réunion est sensible, plus la réponse se prépare avant d’enregistrer, réunion par réunion : qui est informé, quels réglages, à qui le son est confié.

Ce qu’une collectivité peut en retenir

• Commencer par une séance publique. C’est un terrain d’essai réel, parfois déjà filmé. Informez les élus et vérifiez à qui le fichier est confié.
• Mesurer avant de décider. Un gain mesuré en interne se défend mieux qu’une promesse.
• Demander par écrit où vont les données. Les services qui traitent le son, le lieu de stockage, la durée de conservation, la suppression : à exiger de tout fournisseur, nous compris.
• Garder la main sur le document. La relecture et le visa restent ceux de la collectivité.

Pour aller plus loin : la page Ma Synthèse pour les collectivités, le modèle de procès-verbal de conseil municipal et le cas client de la mairie de Bihorel.

Essayez sur un extrait d’une de vos séances publiques : essai gratuit avec le modèle de procès-verbal, ou demandez une démo.