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Comment faire un compte rendu de réunion avec l’IA

L’équipe Ma Synthèse

Pour faire un compte rendu de réunion avec l’IA, annoncez l’enregistrement, captez un son propre, faites transcrire, puis faites rédiger dans le format voulu. Relisez ensuite le texte face à la transcription, faites-le valider et archivez-le.

Préparé avec l’aide de l’IA, relu par l’équipe Ma Synthèse. Mis à jour et sources vérifiées le 31 octobre 2026.

En bref. La machine transcrit et rédige ; l’humain garde l’annonce, la relecture sur le fond et la validation. En 2025, 18 % des entreprises de 10 salariés ou plus des secteurs marchands, hors agriculture, finance et assurance, utilisent l’IA, contre 6 % en 2023 (Insee). Pour un texte publié afin d’informer le public, une relecture d’orthographe ne vaut pas relecture humaine, selon les lignes directrices, non contraignantes, dont la Commission a approuvé le contenu en juillet 2026 (point 135).

Étape 1. Comment annoncer l’enregistrement et préparer la réunion ?

Prévenez dans l’invitation, puis à l’oral. Le RGPD impose d’informer toutes les personnes enregistrées, salariées ou non, au moment où leurs données sont obtenues : qui enregistre, pourquoi, pour combien de temps et avec quels droits (article 13). Le Code du travail protège en plus les salariés : pas de collecte par un dispositif non porté à leur connaissance (article L1222-4).

Le Code pénal punit d’un an de prison et de 45 000 euros d’amende l’atteinte volontaire à l’intimité de la vie privée, notamment l’enregistrement sans consentement de paroles privées ou confidentielles (article 226-1). Les peines passent à deux ans et 60 000 euros notamment si la victime est élue ou investie de l’autorité publique. Un échange purement professionnel n’entre pas toujours dans ce cadre : tout dépend du contexte (Lefebvre Dalloz, 2023). Le consentement est présumé si l’enregistrement se fait au vu et au su des intéressés, qui étaient en mesure de s’opposer et ne l’ont pas fait. Voyez ce que dit la loi sur l’enregistrement.

Préparez un ordre du jour, pour vérifier que chaque point a été traité.

Avec Ma Synthèse. Le consentement est demandé par défaut et consigné dans le registre de consentement. L’organisateur peut passer cette étape : l’information et l’accord des participants restent alors à sa charge.

Étape 2. Comment capter un son propre, en visio comme en salle ?

En visio, on enregistre de trois façons : avec la fonction intégrée à la plateforme, comme l’enregistrement de Teams, par un robot qui rejoint l’appel, ou par une application qui capte le son depuis votre ordinateur. Dans tous les cas, il faut prévenir. Un outil ajouté sans validation relève du shadow AI. Pour enregistrer la réunion avec son ordinateur, prenez un bon micro, coupez les micros inutiles et vérifiez que l’outil capte les voix des autres.

En salle, posez l’appareil au centre de la table. Un seul suffit souvent dans une petite salle ; dans une grande, testez d’abord le son aux places les plus éloignées. Faites un essai de trente secondes et vérifiez la durée maximale de l’outil.

Avec Ma Synthèse. Aucun robot ne rejoint la visio. Sous Windows, l’application capte le son de l’ordinateur, une option activée par défaut. Sur Mac, seul le micro est enregistré. Sous Linux, cela dépend du poste. Pour essayer, installez l’application.

Étape 3. Comment transcrire et nommer les intervenants ?

Lancez la transcription pendant la réunion, ou déposez un fichier pour transcrire un audio en texte gratuitement.

Séparer les voix n’est pas reconnaître les personnes. Un outil peut distinguer « intervenant 1 » et « intervenant 2 » : attribuez alors les noms à la relecture. Reconnaître quelqu’un à sa voix est un traitement biométrique (CNIL, 2020), que le RGPD interdit sauf exception, dont le consentement explicite (articles 4 point 14 et 9). Au travail, ce consentement n’est libre que si le refus n’a aucune conséquence négative (autorités européennes, 2020) : proposez toujours de nommer les intervenants à la main.

Avec Ma Synthèse. L’identification vocale est une option, désactivée par défaut sur les nouvelles installations : elle reconnaît à la voix les personnes qui ont donné leur accord.

Étape 4. Quel format choisir et comment faire rédiger le compte rendu ?

  • Le compte rendu retrace les échanges et les décisions.
  • Le relevé de décisions ne garde que ce qui a été décidé, par qui et pour quand.
  • Le procès-verbal est le document formel d’une instance.

Pour une commune, le document légal est le procès-verbal : le compte rendu de séance a été supprimé par la réforme applicable depuis le 1er juillet 2022 (Direction générale des collectivités locales, ou DGCL).

Donnez ensuite à l’outil le format et une consigne précise : « Rédige un relevé de décisions à partir de cette transcription. Pour chaque décision, indique le responsable et l’échéance. N’invente rien et signale ce qui est ambigu ou inaudible. »

Deux trames : le compte rendu de comité de direction et le procès-verbal de conseil municipal. Voyez aussi l’IA dans les collectivités.

Avec Ma Synthèse. Son assistant de rédaction, le Greffier, rédige un compte rendu de réunion automatique dans le format de votre métier ou selon vos modèles.

Étape 5. Comment relire un compte rendu généré par l’IA ?

Confiez cette étape à une personne qui connaît le dossier, transcription à côté, et contrôlez :

  • les chiffres, les noms, les sigles et les dates ;
  • les décisions et les votes, pas ce qui a seulement été évoqué ;
  • les responsables et les échéances ;
  • les oublis, comme un point de l’ordre du jour absent.

La CNIL en fait une bonne pratique : « ne jamais reproduire telles quelles les sorties » de ces systèmes (questions-réponses, 2024).

Si le compte rendu est publié pour informer le public sur une question d’intérêt public, l’article 50 du règlement européen sur l’IA (AI Act), applicable depuis le 2 août 2026, impose de signaler l’IA, sauf relecture humaine réelle sous une responsabilité éditoriale.

La Commission en a donné sa lecture dans des lignes directrices non contraignantes, dont elle a approuvé le contenu le 20 juillet 2026 et annoncé l’adoption formelle pour plus tard. Nous ne l’avons pas constatée au 31 octobre 2026. Selon elles, corriger l’orthographe ne suffit pas (point 135) et une retouche de fond par une IA après la validation ferait tomber l’exception (point 136). Faites toute reprise par l’IA avant la validation.

Avec Ma Synthèse. Son assistant de relecture, le Vérificateur, signale les oublis et les passages flous : c’est la vérification du compte rendu. Il ne remplace pas votre relecture.

Étape 6. Qui valide et comment diffuser le compte rendu ?

Décidez à l’avance qui valide et, si besoin, qui signe. Arrêtez les destinataires, puis transformez chaque décision en tâche, avec responsable et échéance.

Avec Ma Synthèse. Par défaut, l’e-mail d’envoi et les tâches envoyées à Notion ou Microsoft Planner, qui peuvent traiter vos données hors d’Europe, attendent votre validation. Le Suiveur, son assistant de suivi, prépare les relances par e-mail. Un mode automatique agit sans clic : réservez-le aux réunions où c’est acceptable.

Étape 7. Combien de temps archiver le document et garder l’audio ?

Le document et l’enregistrement n’ont pas le même sort. Le procès-verbal d’une assemblée locale est un document d’archives conservé à titre définitif (fiche DGCL).

Pour l’audio, nous n’avons trouvé aucune durée officielle propre aux réunions au 31 octobre 2026. Le RGPD interdit de garder les données plus longtemps que nécessaire (article 5) et demande d’indiquer la durée aux personnes (article 13). Fixez-la, écrivez-la et annoncez-la. Dans le secteur public, décidez-en avec le délégué à la protection des données et l’archiviste avant tout effacement.

Avec Ma Synthèse. Par défaut, vos réunions, audio compris, sont sauvegardées chez Scaleway, à Paris, et conservées 5 ans après l’envoi. Pour une durée plus courte, demandez la suppression à hello@masynthese.com : elle est traitée sous 30 jours, sauf nécessité légale. Vous pouvez aussi désactiver « Sauvegarder mes réunions en France » ; les fichiers déjà envoyés suivent ce cycle.

Avec ChatGPT, Copilot ou un outil spécialisé : quelles précautions ?

Avec ChatGPT, Copilot ou un outil spécialisé, les étapes restent les mêmes. Pour un usage non confidentiel d’un service grand public, la CNIL demande une adresse professionnelle dédiée, jamais une adresse personnelle, et, si possible, la réutilisation des données d’usage désactivée. Dans ce type de service, ne partagez jamais d’informations confidentielles, données personnelles ou secret des affaires. Un enregistrement de réunion en contient presque toujours : nous en déduisons qu’il n’y a pas sa place.

Quelle IA choisir pour un compte rendu de réunion ?

Choisissez d’abord l’outil validé par votre organisation. Vérifiez ensuite l’hébergement du son, sa réutilisation éventuelle pour l’entraînement et sa durée de conservation.

Questions fréquentes

Peut-on faire un compte rendu de réunion avec l’IA gratuitement ?

Oui, après avoir vérifié où le son est hébergé, s’il sert à entraîner un modèle et combien de temps il est gardé. Ma Synthèse propose un outil gratuit de compte rendu, jusqu’à 30 minutes, en Word par e-mail, sans compte : Mistral AI, Scaleway à Paris, aucun entraînement, fichier supprimé dès la fin de la transcription. Vos prénom, nom et adresse rejoignent notre fichier de contacts quand vous affichez le compte rendu ; vous pouvez vous y opposer.

Faut-il prévenir les participants avant d’enregistrer ?

Oui. Le RGPD impose d’informer toutes les personnes enregistrées, salariées ou non, quand leurs données sont obtenues, et le Code du travail protège en plus les salariés. Enregistrer à leur insu des paroles privées ou confidentielles peut aussi constituer un délit, si cela porte atteinte à l’intimité de la vie privée.

Comment faire un compte rendu de réunion à partir d’un audio ?

Déposez le fichier dans un outil de transcription validé par votre organisation, attribuez les noms aux voix, choisissez le format, relisez le texte face à la transcription, puis faites-le valider et archivez-le. Vérifiez d’abord que les participants savaient que la réunion était enregistrée.

Comment utiliser l’IA pour la prise de notes en réunion physique ?

Posez l’appareil au centre de la table, annoncez l’enregistrement à l’oral et faites un essai de son de trente secondes. Faites ensuite transcrire l’audio, générez le compte rendu dans le format voulu et relisez-le face à la transcription avant de le valider.

Combien de temps garder l’audio d’une réunion ?

Nous n’avons trouvé aucun texte officiel fixant une durée propre aux réunions au 31 octobre 2026. Le RGPD demande de limiter la durée au nécessaire et de l’indiquer aux personnes. Fixez-la selon l’usage de l’audio et annoncez-la. Le procès-verbal d’une assemblée locale, lui, est conservé à titre définitif.

Sources